オーナーが、
スタッフに、絶対にやってほしくないミスとは!?
間違いなく『収納代行の受付ミス』です!
これだけは、絶対に気をつけてください!!
少し前までは、
釣銭の返し間違い(多く返す)によるレジ誤差に、
頭を悩ませるオーナーが多かったですが、
※丸1日、レジ誤差0はほぼ奇跡です。
昨今は、自動釣銭機の普及で、
レジ内の現金に誤差がでることは、
ほぼなくなりました。
では『収納代行の受付ミス』とは、
一体どのようなミスなのでしょうか?
その内容と、対策も合わせて徹底検証します。
コンビニオーナーがアルバイトに絶対やってほしくないミスとは!?
レジ業務の中で、
最も気を引き締めて取り組んでほしい業務が、
公共料金の取り扱いです。
業務中のミスには、大きく分けると、
店の利益を削ってしまうミスと、
利益は削らないが、
店のイメージを損なうミスとにわかれます。
収納のミスは、
確実に店の利益を削ってしまうミスとなります…
では、どんなミスが多いでしょうか?
検証してみましょう
月末にもなると、1人のお客様が、
5枚～10枚の収納用紙を、
一気に持ち込まれることはざらにあります。
まずは、収納代行を受け付ける際の、
オペレーションから確認してみます。
客がカウンターに収納用紙を置いたら、
預かった枚数を丁寧に数えます。
そのまま、バーコードを通すのではなく、必ず枚数を確認してください。
枚数の確認ができたら、バーコードを通します。
1枚、1枚丁寧にバーコードをスキャンします。
最初に数えた枚数と、
バーコードを通した毎週が一致したら、
レジに枚数を入力します。
※コンビニチェーンよっては、枚数の入力をしてからバーコードを通す場合もあります。
1枚、1枚丁寧にスキャンした結果、
最初に数えた枚数と、
バーコードを通した枚数が一致しない場合は、
最初からやり直してください。
収納はの中には、
旅行代金の支払いであったり、
学習塾の講習の支払いなど、
高額なケースでは、1枚の収納で10万～30万、50万になることもあります。
セブンイレブンは、
支払いは全て、
客自身が、自動釣銭機で決済します。
他チェーンでも、
金銭の授受はスタッフでも、
レジは、自動釣銭機を採用してるチェーンがほとんどです。
オーナがもっとも恐れるミスとは…
では、オーナーが最も恐れるミスとは一体…
例えば…
1度の会計で、10枚の収納を預かったとします。
スタッフのAさんは、レジが混んでたこともあり、
最初に枚数を数えず、
そのままバーコードをスキャン、
そのままスキャンした結果、
1枚飛ばしてしまい9枚のみスキャン…
しかしAさんは、最初に枚数を数えてなかったので、
この時、間違いに気づくことはできません。
バーコードを通した9枚の収納代金を、
お支払いいただき、
代金授受を示すストアスタンプを押して、
控えを客に帰す際、
本来あった10枚の収納すべてに、ストアスタンプを押して、控えを返してしまったら…
店には、支払いの済んでないバーコードのついた収納用紙が1枚残り、
客には、支払い済みを示すストアスタンプのついた控えが手元に渡ります。
しかし、当然、実際に支払いは済んでません。
そのままにしとけば、その未払いの業者から客に連絡がいきます…
しかし、控えのある客は、
当然、コンビニで支払ったことを主張します。
これは、店側の過失となる可能性が高く、
場合のよっては数万円の損失となります…
これが今もっとも、コンビニオーナーが恐れる、オペレーションミスとなります。
収納受付の注意事項を確認①…
これを防ぐため、もっとも重要なのは…
・預かった収納用紙の枚数の正確な確認
これが、もっとも重要となります。
枚数が多い時は、一度気を引き締め直して、
丁寧に枚数を数えましょう。
指を少し湿らせて数えると、効果的です。
・バーコードを通したら、改めて枚数の確認
最初に数えた枚数と、
バーコードを通した枚数が一致してるか、
改めて確認してください。
・支払いが完了し、ストアスタンプを押す際には、改めて枚数を確認しながら押すこと。
最初に数えた枚数、
バーコードをスキャンした枚数、
ストアスタンプを押す枚数は、
当然、全て一致しなければなりません。
間違いがあれば、
最後にここで気づくはずです。
客の中には悪い客もいて、
間の収納用紙と収納用紙をくっつけるなどして、
これをあえて狙ってくる客もいるので、
最大級に注意する業務だと認識してください。
また、収納の支払いには、
クレジットカードや電子マネー、
スマホ決済などは、一切使えませんので、
現金での支払いが済んだことを、
しっかりと確認してから、
ストアスタンプを押すようにしてください。
ストアスタンプを押してから、
客「え、カード使えないの?」
客「現金の持ち合わせが足りないわ…」
この場合、
押してしまったストアスタンプを、
ボールペンでバツをするなど、
原始的な方法で取り消す作業が必要となるので、
かなり面倒なことになります。
現金での支払いを、
しっかりと確認してから、
収納用紙にストアスタンプを押し、
控えを渡すようにしましょう。
収納受付の注意事項を確認②…
一旦レジで受け付けてしまった収納を、
持ち合わせがない…
カードで払えると思った…
このような理由でキャンセルする場合、
再度バーコードのスキャンが必要となります。
そのまま用紙を返却せず、
レジ受付の取り消しができたことを確認してから、
用紙は返却するようにしてください。
「持ち合わせないからATMでおろしてくる…」
この場合も、
収納用紙を持って帰られてしまうと、
レジはそのまま保留状態となり、
万が一客が戻ってこなければ、
バーコードがないため受付を取り消せず、
店長やオーナーに処理を頼むこととなります。
この場合でも、
必ず一度受付をキャンセルしてから、
収納用紙を戻し、再度の来店を待ちましょう。
収納受付の注意事項のまとめ…
注意事項を確認しましょう。
・収納の支払いには、クレジットカード・スマホ決済・電子マネーなどは一切使えません。
※系列チェーン発行の電子マネーは、一部の収納でお使いいただくことができます。
・収納の支払いで、領収書の発行はできません。
受け応えとしては…
「お客様、申し訳ありません…コンビニによる収納の支払いは、例えば、電機やガス、電話会社等への支払いを、代行して、代わりにコンビニがお預かりするサービスなので、コンビニが、領収書を発行することはできません。」
「このお控えが、税務上は、支払いの証明書変わりにもなると思いますが、もし、改めて領収書が必要の場合は、直接、お支払いいただいた収納会社にお問い合わせください。」
このように対応してください。
コンビニで領収書が発行できるのは、
コンビニでご購入いただいた商品のみで、
収納の支払いやインターネット決済に領収書は発行できません。
ただし、
バーコードをスキャンした際、
収納の支払い代金とは別に、
支払い手数料(おおむね100円～300円)、
これが、レジに表示されれば、
これは、コンビニが受け取る手数料なので、
領収書が発行できます。
よくあるトラブルなので、
合わせてご確認ください。
この記事のまとめ
コンビニが収納代行を受け付けて、
手に出来る手数料は、僅か約50円～200円程度…
しかし、1枚の損失は数千円～数万円にもなります。
コンビニは、何かのサービスで利用してもらい
「ついで買い」を促すのが目的です。
収納の支払いに来店してもらい、
ついでに夕食を購入してもらう…
チケットの発券に来店してもらい、
ついでにドリンクを購入してもらう…
宅急便の受取で来店してもらい、
ビールやおつまみを購入してもらう…
収納代行は、
扱う件数も多いので、理には適ってますが、
ミスをすると、とんでもない損失となります。
あきらかなオペレーションミスが確認できれば、
保険対応で、実費3,000円～4,000円の損失で済む場合もありますが、大きな損失を被る可能性があるのも収納の受付です。
私の記事が、少しでも参考になれば幸いです。
今回も、最後までお付き合いいただき、ありがとう御座いました。
